Vältä nämä virheet projektimajoitusta etsiessä

Projektimajoitus yritykselle ilman yllätyksiä – vältä virheet, säästä kustannuksissa ja varmista joustavat sopimukset Immodanin avaimet käteen -ratkaisulla.

Johdanto

Projektimajoitus on muutakin kuin katto työntekijöidesi pään päällä – se vaikuttaa kustannuksiin, aikatauluihin ja henkilöstön hyvinvointiin. Ilman huolellista suunnittelua majoitusratkaisu voi:

• Lisätä budjettipaineita piilokulujen ja yllättävien lisämaksujen takia
• Viivästyttää projektia, jos sijainti tai varustelutaso eivät tue päivittäistä työtä
• Heikentää työntekijöiden motivaatiota, kun asuminen on epämukavaa tai joustamatonta

Kun vältät nämä virheet, yrityksesi hyötyy monella tavalla:

• Kustannussäästöt – selkeä, ennakoitava budjetti ilman yllätyksiä
• Sujuva aikataulu – työntekijät siirtyvät kätevästi työmaalle ja takaisin
• Parempi työhyvinvointi – motivoitunut tiimi, joka jaksaa keskittyä olennaiseen
  Enemmän aikaa ydintoimintoihin – vähemmän majoitushuolia projektipäällikölle

Tässä oppaassa käymme läpi tärkeimmät vaiheet, joilla vältät yleisimmät sudenkuopat ja varmistat, että projektimajoitus toimii yrityksesi eduksi alusta loppuun. Jos kaipaat käytännön esimerkkiä joustavasta ratkaisusta, tutustu Immodanin majoituspalveluihin.

Mitkä ovat yleisimmät virheet projektimajoitusta valitessa?

Puutteellinen tarpeiden määrittely lisää ongelmia

Tyypillinen virhe on lähteä liikkeelle ilman tarkkaa käsitystä siitä, kuinka monta henkilöä, kuinka pitkäksi ajaksi ja millaisin varustein tiimisi tarvitsee majoitusta. Seuraukset:

Tee näin:

• Kartoita henkilöstön määrä ja mahdollinen vaihtuvuus
• Listaa varustelutarpeet (keittiö, työpisteet, pysäköinti, esteettömyys)
• Valitse sijainti, joka minimoi päivittäisen matkustamisen

Hyöty: Oikein mitoitetut tilat pienentävät kustannuksia ja parantavat työntekijöiden arkea.

Kustannusten aliarviointi aiheuttaa yllätyksiä

Pelkkä vuorokausihinta ei kerro todellisia kuluja. Usein unohtuu:

• Siivous ja liinavaatteet tai lisävuoteet
  
• Pysäköinti, mahdollinen sähköauton lataus
  
• Ruoanlaittomahdollisuuksien puute → ravintolakustannukset
  
• Nopeampi internet-yhteys
  
  

Tee näin:

1. Pyydä kokonaishinta, jossa kaikki palvelut on sisällytetty.
2. Varmista, että sopimus sisältää vähintään siivouksen, liinavaatteet ja luotettavan netin.
3. Lisää budjettiin varaus mahdollisille muutoksille (projektin venyminen, henkilöstön kasvu).

Hyöty: Ennakoitavat kulut pitävät projektin talouden hallinnassa ja estävät budjetin paisumisen.

Perinteinen hotellimajoitus ei jousta yrityksesi tarpeisiin

Hotellihuone on suunniteltu lyhyihin yöpy­misiin, ei kuukausien projekteihin. Yleisiä haasteita ovat:

• Keittiön puute → korkeat ruokailukulut
• Rajoitetut pesulapalvelut ja säilytystilat
• Tiukat peruutus- ja minimivaraus­ehdot
• Vähäinen yksityisyys ja työrauha

Tee näin:

• Vertaa hotelli­hintaa kalustettuun asuntoon vähintään kuukausitasolla.
• Tarkista sopimuksen joustavuus: voitko lyhentää tai pidentää varausta ilman suuria sanktioita?
  
  
• Varmista, että työntekijöillä on mahdollisuus ruoanlaittoon, pyykkihuoltoon ja rauhalliseen työskentelyyn.
  
  

Hyöty: Joustava projektimajoitus parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä ja vähentää päällekkäisiä kuluja pitkissä hankkeissa.

Miten valitset projektimajoitukseen sopivan sijainnin?

Hyvä sijainti säästää aikaa ja rahaa

Sijainti on projektimajoituksen tärkein logistiikkatekijä. Mitä lähempänä majoitus on työmaata tai toimipistettä, sitä vähemmän aikaa ja rahaa kuluu päivittäisiin siirtymisiin.

Tarkistuslista oikean sijainnin valintaan

• Etäisyys työpaikalle
  
  • Pyri alle 20 minuutin työmatkaan – säästät työaikaa ja kulukorvauksia
    
• Kulkuyhteydet
  
  • Tarkista julkinen liikenne, pysäkit ja aikataulut
  • Varmista helppo reitti päätieverkkoon, jos käytössä on yrityksen autoja
    
• Palveluiden läheisyys
  
  • Ruokakaupat, kuntosali, apteekki ja rautakauppa helpottavat arkea
  • Ravintoloiden ja kahviloiden läheisyys tukee joustavaa lounastamista
    
• Pysäköinti ja latauspaikat
  
  • Riittävä pysäköintitila vähentää päivittäistä stressiä
  • Huomioi mahdollinen sähköautojen lataustarve

Vinkki: Valitse sijainti, jossa työntekijät voivat kävellä nopeasti esimerkiksi ruokakauppaan tai kuntosalille – se lisää viihtyvyyttä ja vähentää ylimääräisiä kuluja.

Suurten ryhmien tarpeet kannattaa huomioida ennakkoon

Kun projektiin osallistuu kymmeniä työntekijöitä, tarvitset tilaa, joka skaalautuu.

Ennakoi nämä tekijät isommille tiimeille

• Riittävä majoituskapasiteetti
  
  • Varmista, että huoneistot tai asunnot sijaitsevat samassa rakennuksessa tai lähekkäin
    
• Yhteiset tilat & kokoustilat
  
  • Oleskeluhuoneet tukevat tiimihengeä; pienet neuvottelutilat mahdollistavat etäpalaverit
    
• Pysäköintipaikkojen määrä
  
  • Yksi per auto / pakettiauto – säästää logistiikkapäällikön hermoja
    
• Joustavuus henkilömäärän muutoksiin
  
  • Tarkista, voiko sopimusta laajentaa lisähuoneisiin nopeasti ilman korkeita lisäkuluja

Immodanilta löytyy valmiiksi kalustetut asunnot, mikä helpottaa kapasiteetin skaalausta projektin edetessä.

Hyödyt:

• Nopeammat työpäivät: lyhyemmät siirtymät ja vähemmän ruuhkia
• Säästöt logistisissa kuluissa: polttoaine, pysäköinti ja työaika

Kuinka varmistat, että varustelutaso tukee projektiasi?

Kalustettu keittiö helpottaa arkea ja säästää rahaa

Työntekijöiden mahdollisuus valmistaa ruokaa itse vähentää päivittäisiä kustannuksia ja parantaa jaksamista pitkissä projekteissa.

Minimivarustelulista – varmista että nämä löytyvät:

• Jääkaappi + pakastin – riittävästi tilaa usean hengen elintarvikkeille
• Liesi-uuni + mikro – ruoan nopeaan valmistukseen ja lämmitykseen
• Astiat ja aterimet – lautaset, mukit, veitset, kattilat, paistinpannut
• Työskentelytila – riittävästi tasoa ruoanlaittoon ja astioiden kuivaukseen

Vinkki: Immodanilla on asuntoja täysin varustelluilla keittiöillä, joten sinun ei tarvitse tilata lisävarusteita erikseen.

Ergonominen työtila ja luotettava internet-yhteys parantavat tuottavuutta

Hyvä työpiste = vähemmän sairauspoissaoloja ja tehokkaammat etäpalaverit.

• Säädettävä pöytä ja tukeva työtuoli – ehkäisee niska- ja selkävaivoja
• Valoisa työskentely-ympäristö – riittävä yleisvalo + kohdevalo
• Vakaa ja nopea Wi-Fi – vähintään 50 Mbit/s usealle samanaikaiselle käyttäjälle
• Riittävästi pistorasioita – helpottaa läppäreiden ja puhelinten latausta

Muista: Testaa nettiyhteys heti saapumispäivänä. Immodanin huoneistoissa Wi-Fi kuuluu pakettiin ilman lisähintaa.

Siivouspalvelut ja liinavaatteet lisäävät viihtyvyyttä

Siisti ympäristö vaikuttaa suoraan työhyvinvointiin – ja vähentää infektiotauteja.

• Viikoittainen perussiivous – imurointi, pintojen pyyhintä, roskien tyhjennys
• Säännöllinen liinavaate- ja pyyhevaihto – vähintään 1× viikossa
• Nopea huoltoreagointi – esimerkiksi rikkoutunut lamppu tai vuotava hana korjataan 24 h sisällä

Yrityksen etu:

• Työntekijöiden ei tarvitse käyttää vapaa-aikaa siivoukseen → enemmän palautumista
• Vähemmän logistista säätöä projektijohdolle → ajansäästö ja kustannuskuri

Mitä hyötyä on räätälöitävästä ja joustavasta projektimajoituksesta?

Räätälöity ratkaisu vastaa yrityksesi erityistarpeisiin

Jokainen projekti on uniikki – samoin sen majoitustarve. Räätälöitävä projektimajoitus tarkoittaa, että voit valita:

• Huoneistojen koot ja määrät – yhden hengen studioista usean makuuhuoneen asuntoihin
• Varustelutason – perus- vai premium-keittiö, erilliset työpisteet, lisävarusteet (esim. näyttö, ergonomiset tuolit)
• Lisäpalvelut – viikoittainen siivous, liinavaatehuolto, pysäköinti, varastotila, kuntosalijäsenyys
• Sijainnit – sama kortteli koko tiimille tai useita kohteita eri työmaiden läheltä

Hyödyt yritykselle

• Parempi työntekijäkokemus → vähemmän vaihtuvuutta ja korkeampi tuottavuus
• Optimaaliset kustannukset → maksat vain siitä, mitä oikeasti tarvitset
• Yksi sopimuskumppani → vähemmän hallinnollista työtä projektijohdolle

Joustava sopimus vähentää stressiä ja kustannuksia

Projektin kesto tai henkilöstömäärä harvoin pysyy muuttumattomana. Kun sopimus joustaa, et maksa turhasta etkä stressaa viime hetken muutoksista.

• Projekti lyhenee kahdella viikolla
  → Maksat ainoastaan käytetyistä päivistä – et tyhjistä huoneista.
  
  
• Tiimi kasvaa viidellä hengellä kesken hankkeen
  → Saat lisähuoneiston samasta talosta ilman kalliita hätä­järjestelyjä.
  
  
• Työmaa siirtyy kaupungin laidalle
  → Majoitusratkaisu voidaan siirtää uuteen sijaintiin, eikä työntekijöiden päivittäinen matkustusaika kasva.

Jos et halua maksaa tyhjistä huoneista tai hermoilla viime hetken muutoksista, Immodan tarjoaa sopimukset, jotka skaalautuvat projektisi mukana.

Miltä näyttää hyvä sopimus projektimajoituksessa?

Tarkista peruutus-, minimivaraus- ja lisämaksuehdot

Selkeä sopimus on paras vakuutus yllättäviä kustannuksia vastaan. Kun luet läpi ehdot, keskity erityisesti kolmeen osa-alueeseen:

1. Peruutusehdot
   
   • Miksi tärkeä? Projekti voi lyhentyä tai siirtyä – et halua maksaa tyhjistä päivistä.
   • Mitä tarkistat?
     
     • Kuinka monta päivää ennen muutosta voi perua ilman maksua?
     • Onko peruutusprosentti porrastettu (esim. 50 % / 30 pv, 100 % / 14 pv)?
       
2. Minimivaraus
   
   • Miksi tärkeä? Vältät sitoutumisen pidempään jaksoon kuin todellinen tarve.
   • Mitä tarkistat?
     
     • Voiko sopimuksen rajata lyhyemmäksi, jos projekti päättyy etuajassa?
     • Onko palveluntarjoaja valmis joustamaan, jos aikataulu elää?
       
3. Lisä- ja piilomaksut
   
   • Miksi tärkeä? Budjetti pysyy hallinnassa vain, kun kaikki kulut ovat näkyvissä.
   • Mitä tarkistat?
     
     • Sisältyvätkö siivous, liinavaatteet, pysäköinti ja internet hintaan?
     • Mitä maksuja peritään lisähenkilöistä tai ylimääräisistä vuoteista?

Vinkki: Pyydä sopimusluonnos etukäteen ja anna talous- tai hankintatiimin tarkistaa se. Näin mahdolliset ristiriidat nousevat esiin ajoissa ja vältät ikävät yllätykset myöhemmin.

Toimittajan luotettavuus tuo turvaa projektin etenemiseen

Sopimus on yhtä vahva kuin sen osapuolten kyky noudattaa sitä. Luotettava palveluntarjoaja:

1. Reagoi nopeasti – testaa vastausaika tarjous- ja tukipyyntöihin jo ennen allekirjoitusta.
2. Dokumentoi prosessit – tarkistuslistat siivouksesta, huollosta ja hätätilanteista antavat varmuutta.
3. Tarjoaa nimettyä yhteyshenkilöä – yksi yhteyskanava vähentää viivettä ja selittelyä.

Kun tiedät, että toimittaja pystyy pitämään lupauksensa, voit itse keskittyä projektin johtamiseen ilman majoitushuolia.

Minkälainen tuki tekee projektimajoituksesta onnistuneen?

Avaimet käteen -ratkaisu helpottaa työntekijöiden saapumista

Kun majoitukseen sisältyy selkeä avaimet käteen -prosessoi:

• Self-check-in – työntekijät pääsevät asuntoon koska tahansa, ilman vastaanottojonoja
• Digitaaliset ohjeet – ovikoodit, pysäköinti ja Wi-Fi-tiedot suoraan puhelimeen
• Valmiiksi pedatut vuoteet – tiimi voi asettua taloksi heti saapumisiltana

Hyöty yritykselle: vähemmän siirtymäaikaa, nopeampi aloitus työmaalla ja vähemmän stressiä projektipäällikölle.

24/7-tuki ja nopea reagointi pitävät projektin aikataulussa

Majoitusongelmat eivät noudata virastoaikoja, joten varmista jo sopimusvaiheessa, että palveluntarjoajalla on kunnollinen tukiverkosto. Tarkista erityisesti nämä kolme kohtaa:

1. Ympärivuorokautinen asiakaspalvelu
   
   • Soitto- tai chat-numero, joka toimii myös klo 23 → arjen häiriöt ratkeavat ennen kuin ne viivästyttävät työtä.
     
2. Selkeä huoltoprosessi
   
   • Sähköinen vikailmoitusjärjestelmä ja alle 24 h vasteaika → vuotava hana, rikkoutunut laite tai nettiongelma korjataan nopeasti, eikä projektin tahti hidastu.
     
3. Nimetty yhteyshenkilö
   
   • Sama henkilö vastaa puhelimeen ja sähköpostiin → säästyt selittelystä, kun tukitiimi tuntee projektin taustat ja majoituksen erityistarpeet.

Immodanin tuki on tavoitettavissa 24/7, ja nimetty projektipäällikkö seuraa majoituksen laatua koko sopimuskauden ajan.

Miksi projektimajoitus on usein hotellimajoitusta parempi ratkaisu?

Kodinomainen ympäristö lisää työntekijöiden viihtyvyyttä

Projektimajoitus tarjoaa tilan, joka tuntuu kodilta – se tekee arjesta sujuvampaa ja parantaa työtehoa:

• Oma keittiö → mahdollisuus terveelliseen ja edulliseen ruoanlaittoon
  
• Erilliset oleskelu- ja makuutilat → enemmän yksityisyyttä sekä lepoa
  
• Pyykkihuolto ja säilytystilat → vähemmän vaivaa, enemmän aikaa palautumiselle
  
• Rauhallinen työympäristö → sopii etäpalavereihin ja raporttien viimeistelyyn

Tuloksena: motivoitunut tiimi, joka palautuu paremmin ja pysyy tehokkaana pitkissäkin projekteissa.

Pitkäaikainen projektimajoitus säästää rahaa huomattavasti

Hotellit hinnoittelevat palvelunsa lyhyt­kestoiseen majoitukseen – siksi kuukausia kestävissä projekteissa kustannusero kasvaa nopeasti.

‍Yhteensä: hotellissa noin 5 900 €/kk → projektimajoituksessa noin 3 250 €/kk.
Kokonais­säästö: ≈ 2 650 €/henkilö kuukaudessa.

‍

Miksi ero kasvaa kuukausien myötä?

1. Kiinteä vuokra – projektimajoituksessa ei ole sesonkikorotuksia tai majoitus­veroja.
   
2. Oma keittiö – ravintolakustannukset putoavat jopa 60 %.
   
3. Sisältyvät palvelut – siivous, liinavaatteet ja Wi-Fi kuuluvat pakettiin, joten et saa erillis­laskuja.

Immodanin räätälöity projektimajoitus – joustavasti ja luotettavasti

Kun haluat varman, joustavan ja helpon majoitusratkaisun, Immodan tekee projektistasi sujuvan alusta loppuun.

Miksi valita Immodan?

• Räätälöi tilat tarpeesi mukaan
  
  • Studioista usean makuuhuoneen huoneistoihin – kaikki kalustettu valmiiksi
  • Valitse varustelutaso ja lisäpalvelut (siivous, pysäköinti, työpisteet)
    
• Joustavat sopimusehdot
  
  • Voit lyhentää tai pidentää varausta ilman kohtuuttomia lisäkuluja
  • Mahdollisuus lisätä huoneistoja, jos tiimisi kasvaa
    
• Avaimet käteen – vähemmän järjestelyjä sinulle
  
  • Self-check-in ja selkeät digitaaliset ohjeet työntekijöille
  • Valmiiksi pedatut vuoteet, nopea Wi-Fi ja kaikki perusvarusteet paikoillaan
    
• 24/7-asiakastuki yhdellä puhelulla
  
  • Nimetty yhteyshenkilö tuntee projektisi ja reagoi nopeasti
  • Huolto- ja siivouspyynnöt hoituvat ripeästi, jotta projektin aikataulu pysyy
    
• Ei piilokuluja, selkeä hinnoittelu
  
  • Kaikki sovitut palvelut sisältyvät kuukausivuokraan
  • Ennakoitava budjetti helpottaa taloussuunnittelua

Valitse Immodan, niin voit keskittyä projektin ydintehtäviin – me huolehdimme majoituksesta.

Haluatko kuulla lisää?

Yhteydenoton jälkeen saat selkeän kustannusarvion ja ehdotuksen sopivimmista kohteista – ilman sitoumuksia. Lue lisää Immodanin projektimajoituksesta.

‍